CASOS

La empresa de nuestro amigo Pedro va a cumplir un año. Va a ser un gran acontecimiento para Pedro y hemos pensado en sorprenderle con una fiesta. Nos disponemos a planificar la sorpresa con el objetivo de que todo salga bien. Pedimos ayuda a nuestra amiga Ana (también amiga de Pedro):

- Hemos pensado en hacer una cena en el restaurante preferido de Pedro.

- La lista se compone de 30 invitados de los cuales 20 son íntimos amigos de Pedro (nosotros y Ana estamos incluidos), siete son familiares de Pedro y tres son unos cantantes que hemos contratado y que fingirán ser invitados de la fiesta hasta que llegue el momento de la sorpresa final.

- La fiesta tendrá lugar el próximo sábado a las 21:30 horas. La reserva ya está hecha.

- Parece que dos de sus familiares pueden tener problemas para llegar puntuales. El resto de invitados ya ha confirmado su asistencia.

Roles que aparecen en esta situación:

- Nosotros como administradores de la fiesta.

- Ana es una trabajadora de la empresa y nuestra colaboradora.

- La fiesta es la empresa.

- Los amigos y familiares invitados son los clientes.

- Los tres cantantes son los proveedores.

- El restaurante es también un proveedor.

Podríamos realizar el siguiente dibujo:

Así, observamos lo siguiente:

Objetivo de la empresa = Objetivo de la fiesta = La finalidad es que todo salga bien y que a Pedro le guste la sorpresa.

Siguiendo con nuestro ejemplo de empresa -la fiesta sorpresa de Pedro- continuamos con el desarrollo de las etapas de planificación. En este caso:

a) Análisis previo de la situación de la empresa y de su entorno = Análisis previo de la situación de la fiesta y su entorno:

- Análisis interno de la fiesta: de la fiesta en sí, del administrador y de la colaboradora.

- Análisis externo de la fiesta: del entorno formado, en este caso, por clientes y proveedores

b) Desarrollo del plan:

- Ana y nosotros llegaremos al restaurante sobre las 21 horas para asegurarnos de que todo está preparado. Iremos recibiendo a los invitados: Ana estará en la puerta del restaurante y les irá indicando hacia dónde deben dirigirse; nosotros estaremos en el salón y les iremos diciendo dónde deben sentarse.

- La madre de Pedro (previamente informada) ha quedado con su hijo a las 22 horas en una calle cercana al restaurante. Cuando hayan llegado todos

Los invitados y esté todo listo, le diremos a Ana que haga una llamada a la madre de Pedro. Esa será la señal que les indicará que ya pueden ir hacia el Restaurante.

c) Implementación del plan: es la ejecución del desarrollo anterior tal y como se ha previsto.

d) Seguimiento y control del plan: debemos estar alerta y tener pensadas las acciones alternativas ante los posibles imprevistos, tanto los que ya hemos tenido

en cuenta como los que puedan surgir.

Así, vemos que este análisis previo de la empresa y de su entorno es fundamental para minimizar los riesgos que conlleva toda planificación. Si en el análisis del

Ejemplo anterior hubieran aparecido inconvenientes importantes, no hubiéramos podido desarrollar el plan hasta haber eliminado o minimizado esos inconvenientes

Entonces, visto los dos capítulos anteriores sobre las etapas de planificación, es pertinente responder a la siguente interrogante: ¿qué debemos determinar para llegar a definir cuál es exactamente la situación de la empresa?

Si antes hablábamos de ventajas y de inconvenientes, a nivel de empresa ahora vamos a hablar de lo siguiente:

Puntos fuertes y puntos débiles:

Si las ventajas e inconvenientes para la empresa se generan dentro de la propia empresa sin que ningún factor externo los haya provocado.

Oportunidades y amenazas:

Si las ventajas e inconvenientes para la empresa los generan factores externos a la propia empresa.

- Análisis interno de la empresa:

- Análisis externo del entorno de la empresa:

La coyuntura entre los análisis interno y externo nos definirá la situación actual de la empresa en su entorno. La finalidad de esta parte analítica de la planificación es:

Detectar las fortalezas y debilidades de la empresa para potenciar las primeras y eliminar las segundas; y detectar las oportunidades y amenazas que genera el entorno sobre la empresa para aprovechar las primeras y defendernos de las segundas.

Gestión empresarial. Coyuntura

Veamos ahora como analizar la coyuntura entre los análisis interno y externo para definir la situación actual supuesta de la empresa en su entorno.

Ejemplo:

Análisis de la situación supuesta:

En este caso, contamos con los excelentes puntos fuertes (un buen posicionamiento, prestigio, calidad, un buen enfoque hacia el cliente, buena situación financiera...) y tenemos debilidades no significativas (notoriedad). En cuanto a las amenazas, las consideramos no significativas porque no afectan directamente al

logro de la oportunidad y/o porque los puntos débiles son más preocupantes.

El diagnóstico de la situación es éxito: la empresa de Pedro sí tiene posibilidades de aprovechar la oportunidad y ni las debilidades ni las amenazas son significativas.

Tenemos el producto adecuado, tenemos los recursos suficientes para afrontar la inversión... y no es en absoluto importante que no existan empresas para asociarse con nosotros. Lo cierto es que tampoco lo necesitamos en este caso.

En cuanto a la debilidad, la implementación de una buena campaña de comunicación enfocada a aumentar el número de individuos que nos conocen será suficiente.

Planes de empresa. Clasificación

CALSIFICACIÓN DE LOS PLANES DE EMPRESA

Como ya se ha mencionado en el apartado anterior cuando presentábamos el concepto de planificación, los planes de empresa sean de la naturaleza que sean

(Planes de marketing, financieros, de ventas, de formación...) suelen abarcar un periodo de tiempo determinado. Así, clasificamos los diferentes planes según su Naturaleza y marco temporal. Antes de entrar en la clasificación de los planes, veamos una serie de conceptos que nos ayudarán a entender mejor su estructura: Un proyecto es cualquier intervención planificada, destinada a lograr un objetivo, con presupuesto determinado y que debe llevarse a cabo en un plazo concreto.

Un proceso es una actividad de duración indefinida. Un proyecto puede generar procesos.

Un programa es un proyecto muy complejo que engloba otros más simples. Estos "subproyectos" son los componentes o planes del programa.

Plan de empresa. Componentes

COMPONENTES QUE PUEDEN INCLUIRSE EN UN PLAN DE EMPRESA

Los diversos componentes que pueden incluirse en un plan son: los propósitos, los objetivos, las estrategias, las políticas, los procedimientos, las reglas, los programas y los presupuestos. Veámoslos en detalle:

- Propósitos: metas fundamentales que persigue la empresa.

Ejemplo:

El propósito de la empresa de Pedro es el diseño, creación, actualización y mantenimiento de páginas web para empresas españolas.

- Objetivos: son el fin hacia el que debe encaminarse la empresa en su totalidad. Son la base para medir la actuación de la empresa, ofrecen criterios de decisión, sirven para coordinar las decisiones a llevar a cabo y motivan a todos los componentes de la empresa. Deben ser: coherentes, medibles en el tiempo, alcanzables, aceptados por todos los implicados, flexibles a cambios del entorno, jerarquizados y fáciles de comprender. Finalmente, los objetivos pueden ser cuantitativos o cualitativos; pero aunque sean cualitativos deberemos cuantificarlos con la finalidad de poder verificar su consecución.

Ejemplo:

La empresa de Pedro se plantea los siguientes objetivos:

- Objetivo cuantitativo: aumentar los beneficios de la empresa un 15%.

- Objetivo cualitativo: conseguir un nivel de notoriedad razonable. En este caso, Pedro deberá "cuantificar lo que es razonable": el nivel de notoriedad mínimo deberá ser del 35%.

- Estrategias: son la adopción de los cursos de acción y la asignación de los recursos necesarios para alcanzar los objetivos. Es el cómo o el camino a seguir para conseguir los objetivos marcados.

Ejemplo:

La empresa de Pedro se planteaba dos objetivos:

- Aumentar los beneficios de la empresa un 15%.

- Conseguir un nivel de notoriedad del 35%.

Para aumentar los beneficios de la empresa, una posible estrategia sería variar los precios de sus servicios.

Para el aumento de notoriedad, una posible estrategia sería llevar a cabo una campaña de comunicación con la finalidad de llegar a más público.

- Políticas: son los principios generales que permitirán a la empresa planificar las acciones concretas a llevar a cabo para alcanzar los objetivos propuestos.

Ejemplo:

La empresa de Pedro se planteaba dos estrategias:

- Variar los precios de sus servicios.

- Llevar a cabo una campaña de comunicación con la finalidad de llegar a más público.

La primera estrategia afecta a la política de precios de la empresa. Entre otras muchas acciones, Pedro podría aumentar los precios de sus servicios y, vendiendo el mismo número de servicios, obtendría más margen o beneficio por cada uno de ellos.

La segunda estrategia afecta a la política de comunicación de la empresa. Entre otras muchas acciones, Pedro podría anunciarse en las revistas especializadas del sector y, así, llegar a más público.

- Procedimientos: son la forma concreta que es preciso aplicar para llevar a cabo una acción determinada. Son los pasos a seguir para ejecutar una acción.

Plan de empresa. Componentes

Según lo visto en el anterior capítulo, continuamos con los componentes de un plan de empresa según los siguientes ejemplos:

Ejemplo:

Veamos el posible procedimiento a seguir por la empresa de Pedro para anunciarse en las revistas especializadas del sector:

- Obtener un listado con todas las publicaciones del sector consultando las fuentes de información adecuadas.

- Realizar un estudio para seleccionar las publicaciones más apropiadas.

- Establecer el tamaño de anuncio y su formato.

- Publicar el anuncio en página impar.

- Etc...

- Reglas: son las normas que ordenan la ejecución o no de una determinada actividad y tienen carácter imperativo.

Ejemplo:

Vemos que el procedimiento anterior contiene una regla:

- Publicar el anuncio en página impar.

- Programas: es un proyecto muy complejo que engloba otros más simples llamados componentes del programa o planes. Es un plan que incluye un conjunto

de propósitos, objetivos, procedimientos, políticas y reglas, necesario para determinar el proceso a seguir en la ejecución de una línea de acción concreta.

Ejemplo:

Siguiendo con el ejemplo, la empresa de Pedro podría contar con un programa de comunicación formado por el plan de comunicación interna y el plan de comunicación externa. Cada uno de estos planes tendrá sus propios propósitos, objetivos, procedimientos...

- Presupuestos: es un plan cuantificado y expresión numérica de las actividades contenidas en los planes y programas.

Ejemplo:

Finalmente, la empresa de Pedro debe conocer qué implicaciones monetarias tienen sus planes y programas. El siguiente cuadro nos muestra de forma resumida los diferentes componentes de un plan:

Identificar y conocer los diferentes componentes de un plan es de vital importancia para la comprensión del mismo. Así, podremos interpretar a la perfección a qué se refiere cada sección de un plan y, lo que es más importante todavía, poder desarrollar un plan totalmente coherente que tenga en cuenta todos los apartados necesarios para su correcta ejecución. Los planes según su dimensión temporal pueden ser: a largo plazo, a medio plazo o a corto plazo.

Veámoslos en detalle:

- Largo plazo: plazo superior a cinco años. Suelen ser planes a largo plazo los relativos a la expansión futura de la empresa, a las inversiones sobre su

estructura... Señalan hacia el propósito final de la empresa.

- Medio plazo: plazo superior a un año e inferior a cinco años. Deben contar con un grado de concreción superior a los planes a largo plazo.

- Corto plazo: plazo inferior o igual a un año. Suelen ser los relativos al ejercicio en curso.

Capítulo 10:

Planificación empresarial. Etapas

ETAPAS DEL PROCESO DE PLANIFICACIÓN DE LA EMPRESA

Anteriormente, ya hemos mencionado de forma muy esquemática cómo debe desarrollarse todo proceso de planificación. Hemos visto que partimos de una fase analítica, seguida del desarrollo del plan, su implementación y, finalmente, su seguimiento y control.

Profundicemos a continuación en este esquema inicial y determinemos las ocho etapas de todo proceso de planificación:

1. Diagnóstico de la situación.

2. Fijación de objetivos.

3. Establecimiento de premisas.

4. Determinación de líneas de acción.

5. Evaluación de las líneas de acción.

6. Elección de una línea de acción.

7. Elaboración de planes derivados.

8. Presupuesto.

Veámoslas en detalle:

1. Diagnóstico de la situación: deberemos llevar a cabo un exhaustivo análisis interno de la empresa y externo de su entorno para diagnosticar la situación actual en la que se encuentra. Recordemos que la planificación:

Consiste en definir hoy dónde se quiere estar mañana y ccómo se piensa llegar.

2. Fijación de objetivos: deberemos determinar tanto los objetivos principales como los secundarios y cuantificarlos. Los objetivos deben ser coherentes, medibles en el tiempo, alcanzables, aceptados por todos los implicados, flexibles a cambios del entorno, jerarquizados y fáciles de comprender.

3. Establecimiento de premisas: deberemos establecer una serie de suposiciones lógicas sobre la situación de la empresa, tanto a nivel interno como externo. Se trata de hacer una previsión sobre lo que ocurrirá con aquellas variables no controlables por la empresa y, que de alguna forma, pueden afectar a la consecución de los objetivos. La finalidad es tener preparadas todas las alternativas posibles.

4. Determinación de líneas de acción: deberemos pensar también en las estrategias. Determinaremos la vías de actuación principales y alternativas que consideremos óptimas para alcanzar los objetivos fijados.

5. Evaluación de las líneas de acción: deberemos analizar las fortalezas y las debilidades de cada una de las estrategias identificadas para saber con qué contamos y qué debemos tener en cuenta.

6. Elección de una línea de acción: deberemos elegir el conjunto de estrategias y alternativas que nos proporcionen mayores garantías de éxito.

7. Elaboración de planes derivados: deberemos desarrollar una serie de planes anexos que sustenten el plan general y que regulen las diferentes acciones por grupos de actividad.

8. Presupuesto: por último, deberemos cuantificar el plan en unidades monetarias.

Organización empresarial

LA ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL

El último gran apartado a tratar en la administración empresarial es la organización. A continuación, estudiaremos el concepto de organización y su función en

la empresa, veremos cómo clasificar los diferentes tipos de organización y, finalmente, trataremos su diseño así como la comunicación que debe existir en toda

Organización.

*Concepto de organización empresarial

Sabemos que las principales tareas de la administración empresarial son la planificación y la organización. Una vez realizada la primera tarea de planificación, comenzamos con la organización.

La organización es el diseño y mantenimiento de un sistema de funcionamiento basado en la determinación de los roles que debe cumplir cada persona que integra la empresa, así como de las relaciones que se establecen entre ellas.

El objetivo de la organización es maximizar los resultados que se obtienen de la colaboración, trabajo y relación de todos los integrantes de una empresa.

*La función de organización

La función de organización consiste en establecer los diferentes roles organizacionales de forma lógica y eficaz y en crear una estructura que constituya un medio eficaz para alinear las diferentes actividades a llevar a cabo para conseguir los objetivos propuestos. Así, podríamos dividir la función de organización en dos partes:

a) Roles organizacionales:

- Los objetivos asignados a cada persona deben cumplir todas las características de los objetivos (coherentes, medibles en el tiempo, alcanzables, aceptados por todos los implicados, flexibles a cambios del entorno, jerarquizados y fáciles de comprender).

- Las actividades a realizar por cada persona deben estar perfectamente delimitadas y claras para quien las deba ejecutar.

- La determinación de áreas y niveles de autoridad de cada persona.

b) Creación de estructura:

- Dividir las actividades totales de la empresa en grupos de actividades que contribuyan a alcanzar los objetivos marcados.

- Asignar a cada grupo de actividad una persona responsable con la finalidad de que supervise el trabajo de cada integrante del grupo.

- Coordinar horizontal y verticalmente toda la estructura creada.

*Clasificación de la organización

Existen dos tipos de organización; la formal y la informal.

- Organización formal: la organización es formal cuando las personas que la constituyen colaboran entre sí para alcanzar una serie de objetivos previamente definidos y comunes.

- Cada parte conoce el rol que debe desempeñar y los límites de su autoridad.

- Debe permitir un cierto grado de autonomía que permita aprovechar la capacidad y competencias de cada persona.

- Sigue el principio del objetivo: una organización es efectiva si permite que cada persona contribuya con su trabajo al logro de los objetivos de la empresa.

- Sigue el principio de eficiencia: una organización es eficiente cuando es capaz de conseguir los objetivos con el menor coste posible.

- Organización informal: la organización es informal cuando no persigue de forma consciente objetivos comunes. Es decir, no se han establecido objetivos comunes para todos los individuos, sino que se han determinado objetivos individuales para cada uno de ellos.

Organización empresarial. Organigramas

DISEÑO DE LA ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA

En el apartado anterior, cuando clasificábamos la organización, hemos visto que ésta la componen un conjunto de individuos. Cada uno de ellos, tendrá una serie

de funciones, cargos, responsabilidades,... que se representarán mediante el diseño de la organización.

El diseño de la organización es una representación gráfica de los distintos componentes de la organización, de su distribución y de su orden. A este diseño lo llamamos organigrama de una empresa.

Un organigrama debe diferenciar:

- Los elementos que componen la organización.

- Los distintos niveles y posiciones de autoridad.

Existen muchos tipos de organigrama. Veamos a continuación, los principales y más comunes en las empresas: el funcional con departamentos, el territorial, el de productos y el matricial.

- Organigrama funcional con departamentos: define las funciones (director, responsable, ...) y, cuando es con departamentos, añade a la función el área concreta de la empresa (finanzas, marketing, ...)

Organización empresarial. Organigramas

Ahora continuamos con los distintos tipos de organigramas empresariales:

- Organigrama territorial: el énfasis de la organización recae en áreas geográficas.

- Organigrama por productos: el énfasis recae en los productos puesto que fabrican muchas referencias.

- Organigrama matricial: combinación de dos tipos de organigrama. Generalmente, la combinación más común es la funcional-territorial.

Comunicación organizacional

LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

La comunicación, en su sentido más general, es la transmisión de información desde un emisor hasta un receptor, de forma que este último pueda comprenderla.

En la empresa, la comunicación organizacional no sólo se limita a lo anteriormente dicho. Las funciones de la comunicación organizacional son las siguientes:

- Conseguir que todo el mundo conozca los objetivos que se haya propuesto la empresa.

- Conseguir que cualquier integrante de la empresa obtenga la información necesaria para la toma de decisiones relativas a la consecución de los objetivos.

- Crear y dirigir un clima adecuado para la colaboración y cooperación entre las personas, mediante la transmisión de los mensajes adecuados.

- Facilitar la obtención de la información necesaria para la correcta ejecución de los planes de empresa.

- Relacionar a la empresa con su entorno a través de un adecuado intercambio de información.

En resumen, durante esta unidad, hemos profundizado en el concepto de empresa y hemos visto los diferentes tipos de empresa que nos podemos encontrar en función de una serie de variables como la propiedad del capital, el tamaño de la empresa, su sector de actividad o la estructura del mercado. Finalmente, nos hemos dado cuenta de la importancia que tiene la administración empresarial para la empresa